Hjelp for behandlere

Slik blir du behandler

Du registrerer deg på Bli behandler. Veiviseren lagrer underveis, så du kan trygt ta pauser og fortsette senere. Kontoen din fungerer som vanlig kundekonto helt til du sender inn søknaden.

Før du kan sende inn, må dette være på plass:

• Fødselsdato på kontoen og et bekreftet mobilnummer (du får en engangskode på SMS)
• Minst én betalingsmåte: betaling i appen, betaling hos deg, eller begge
• Profilnavn og by eller område
• En beskrivelse av deg og det du tilbyr, minst 40 tegn
• Minst én kategori og minst én tjeneste
• Arbeidstid
• Profilbilde
• Godkjente behandlervilkår
• Er du salong med flere utøvere: minst én tjeneste for hver av dem
• Er du under 18 år: minst én verge, og bare betaling hos deg

Når du sender inn, blir profilen din live med en gang. Skal kundene kunne betale i appen, setter du opp utbetalingen gjennom Stripe. Det kan du gjøre etter at søknaden er sendt, men profilen vises ikke i søket før Stripe kan betale ut til deg.

Verifisering og synlighet

Vi går gjennom alle nye profiler fortløpende. Når profilen din er kontrollert, får den ✓-merket. Frem til da er du søkbar og bookbar, og alle du deler profillenken med kan bestille, men du vises ikke i Utforsk-feeden, nykommerlisten eller den offentlige katalogen. Verifiseringen løfter alt dette. Du ser status på dashbordet ditt. Les mer om hvordan søk og feed sorteres på Slik rangerer vi.

Salong og team

Driver du en salong med flere utøvere, legger du dem til under Team. Hver utøver får sin egen kolonne i timeboka, egen profil og, om du vil, egen innlogging. Det finnes tre roller:

• Eieren eier profilen og har ansvaret for det som gjelder foretaket: Stripe-kontoen og utbetalingen, vilkårene, organisasjonsnummer og mva, og hvem som er ledere.
• Ledere driver salongen sammen med eieren: timeboka, forespørslene, kundene, chatten, teamet og oppgjøret. En leder beholder sin egen stol. Det er eieren som gjør noen til leder.
• Ansatte styrer timene i sin egen stol og kan registrere timer for kolleger. Har du slått på at ansatte ser hele timeboka, kan de lese kollegenes timer, men bare endre sine egne. Hver ansatt ser sine egne tall under Mine tall.

Du kan også be en ansatt svare i salongens chat. Da leser og svarer den ansatte på meldingene fra kundene på vegne av salongen, men kunderegisteret og oppgjøret blir hos ledelsen. Avlyser en ansatt en time eller endrer sin egen arbeidstid, får lederne beskjed.

Leier noen stol hos deg og har sin egen profil, kobles dere sammen under Medlemskap. En stolleier har sin egen profil, sine egne kunder og sitt eget avgiftstak.

Bestillinger og bookingmåte

Du velger selv hvordan kundene bestiller hos deg, under innstillingene dine:

• Godkjenn før betaling: Kunden sender en forespørsel som du godtar eller avslår. Skal kunden betale i appen, betaler kunden etter at du har godtatt.
• Betal for å bekrefte: Kunden betaler hele prisen i appen med en gang, og timen bekreftes automatisk. Her er det ingenting å betale hos deg.
• Depositum ved bestilling: Kunden betaler et depositum i appen for å sende forespørselen, og du godtar eller avslår. Resten betales i appen før timen eller hos deg. Avslår du, refunderes depositumet automatisk.

Med Bekreft automatisk slipper kunder med bekreftet mobilnummer og færre enn tre kommende timer hos deg å vente på svar. Betaler de hos deg, er timen bekreftet med en gang. Betaler de i appen, går de rett til betaling og er bekreftet når betalingen er gjennomført. Med depositum er de bekreftet så snart depositumet er betalt. Alle andre venter på at du godkjenner. Valget er av som standard.

Uansett bookingmåte: er timen 14 dager eller mer frem i tid og betales i appen, betaler kunden bare depositumet først (25 % av prisen, eller beløpet du har satt på tjenesten) og resten nærmere timen.

Nyttige frister å kjenne til:

• En ubesvart forespørsel utløper etter 7 dager, eller når tidspunktet passeres
• En godkjent time som ikke betales, utløper etter 24 timer og frigjør tidspunktet
• Ved «Betal for å bekrefte» holdes tidspunktet av i 30 minutter mens kunden betaler
• Timer markeres automatisk som fullført 48 timer etter at de er ferdige
• Har du markert at en kunde ikke møtte, kan du endre det til fullført i 24 timer etterpå

Markerer du at en kunde ikke møtte, oppgir du en kort begrunnelse, og kunden får beskjed. Hvem som har gjort hva med en time, ser du i historikken på timen.

Timer du registrerer selv og kunder uten konto

Du kan legge inn timer selv fra kalenderen eller med Ny time, både for kunder med Fresh’n Up-konto og for kunder som ringer eller kommer innom uten konto. En time du registrerer selv kan ligge utenfor åpningstiden, men aldri i en stengt periode. Hos en salong må en time utenfor arbeidstiden ha en valgt utøver.

En kunde uten konto får beskjed på SMS, siden nummeret du skriver inn er den eneste kanalen dere har til kunden:

• Bekreftelse når timen registreres, unntatt timer de neste to timene
• Påminnelse dagen før
• Beskjed hvis timen flyttes eller avlyses

SMS-ene sendes bare når du har krysset av for det på timen (det er på som standard), og bare til numre i EØS, Sveits og Storbritannia. Fresh’n Up betaler dem. Hver salong kan sende opptil 300 slike SMS om dagen, og ett nummer får høyst 5 om dagen. På timen ser du hva som er sendt, og hvem du må ringe i stedet.

Bekrefter kunden senere det samme mobilnummeret på en Fresh’n Up-konto, flyttes timene fra de siste 24 månedene og notatene dine om kunden over til kontoen, slik at du ikke har den samme personen to ganger i registeret.

Fravær, ferie og sykdom

Blir en utøver syk, skal på ferie eller slutter, registrerer du det under Team. Du velger syk, ferie, annet fravær eller slutter, og perioden. Før noe lagres, ser du hva som vil skje:

• Timer som en ledig kollega med riktig kompetanse kan ta, flyttes til kollegaen, og kunden får beskjed og kan avbestille gratis
• Timer ingen kan ta, får du listet opp, så du kan avlyse eller flytte dem selv
• Perioden stenges i timeboka. Kundene ser bare at utøveren ikke er tilgjengelig, aldri hvorfor

Slutter noen, setter du siste arbeidsdag, og stolen avsluttes etter den dagen. En forespørsel blir aldri godtatt inn i en periode med fravær.

Utbetaling og avgifter

Når kunden betaler i appen, holder Fresh’n Up pengene til timen er ferdig betalt. Deretter overføres beløpet til Stripe-kontoen din, minus plattformavgiften. Du slipper fakturaer og purringer for det som betales i appen.

• De første 7 dagene etter godkjenning betaler du ingen plattformavgift
• Deretter er avgiften 3 % av det kunden betaler for timen, aldri mer enn 359 kr per stol i måneden og aldri mer enn 3 590 kr for profilen
• Nettbutikken koster 1 % av salget, aldri mer enn 4 990 kr i måneden
• Ved betaling i appen trekkes i tillegg Stripes betalingskostnad, beregnet til 2,4 % + 2 kr per betaling. Du får ingen egen regning for den
• Timer du selv legger inn for kunder uten konto er foreløpig uten avgift. Endres det, varsler vi deg minst 15 dager før
• En kunde Fresh’n Up skaffer deg, koster 10 % av det kunden betaler for timer de første 30 dagene fra første besøk, høyst 79 kr og én gang, og bare når du har godtatt avtalen om nye kunder. Se Nye kunder: slik regnes de
• Fresh’n Up er ikke mva-registrert i dag. Blir vi det, kommer mva i tillegg på avgiften, og du får beskjed i god tid før

Betaler kunden hos deg, betaler kunden deg direkte. Avgiften på disse timene samles og faktureres hver 14. dag når den har nådd 500 kr, og senest etter tre måneder. Satsen og taket er de samme som ved betaling i appen, uten Stripe-kostnad. Fakturaen betaler du med bankoverføring eller betalingslenken som følger med. Betaler du ikke i tide, får du påminnelser, og profilen kan bli skjult fra søket til fakturaen er gjort opp.

Oversikt over inntjening, utbetalinger og avgifter finner du under Inntjening, og hvilken sats du har, står på utbetalingssiden.

Avregninger, regnskap og mva

Fresh’n Up formidler timene i ditt navn. Du er selger, og det er du som har ansvaret for mva og regnskap for behandlingene. For det som betales i appen, skriver vi salgsdokumentet på dine vegne når timen er levert.

Hver måned får du en avregning: salgene vi har dokumentert for deg, kreditnotaer for refusjoner, og depositum og betalinger som er utbetalt uten salgsdokument, med plattformavgiften trukket fra. Den stemmer med det som kom inn på bankkontoen, og er bilaget ditt for alt som er utbetalt gjennom appen. Du kan laste den ned som PDF og regneark. Legger du inn e-postadressen til regnskapsføreren eller regnskapsprogrammet ditt, sendes hver avregning dit automatisk den 1. i måneden.

Under Foretak og mva legger du inn organisasjonsnummeret og om du er mva-registrert. Det styrer hva som står på salgsdokumentene og kvitteringene. Uten organisasjonsnummer regnes du som ikke mva-registrert.

Avbestilling, depositum og refusjon

Du bestemmer din egen avbestillingsfrist, fra 0 til 168 timer før timen, under Rediger profil. Avbestiller kunden etter fristen, eller ikke møter, beholder du et betalt depositum som kompensasjon. Avbestiller kunden i tide, eller du avslår eller avlyser, får kunden alt tilbake. Depositum settes per tjeneste og må være lavere enn prisen.

Du kan refundere hele eller deler av en time som er betalt i appen, fra timen, i inntil tre måneder. Ved delvis refusjon får du tilbake plattformavgiften på den delen som refunderes. Er timen betalt hos deg, retter du prisen i stedet, og avgiften følger med.

Tjenester, produkter og priser

Under Mine tjenester setter du opp tjenestene dine med pris, varighet, bilder og eventuelt depositum. En tjeneste kan ha valg, for eksempel hårlengde, som justerer pris og varighet, og du kan lage tillegg kunden kan legge til. Du kan også åpne for at kunden skriver en melding eller legger ved bilder når de bestiller. Du kan skjule en tjeneste midlertidig eller slette den helt; historikken til tidligere bestillinger beholdes uansett.

I en salong kan hver utøver ha sin egen pris og varighet på en tjeneste. Velger kunden en bestemt utøver, gjelder den utøverens pris. Velger kunden «Ingen preferanse», eller timen flyttes til en kollega, gjelder salongens pris, den kunden så.

Du kan i tillegg selge produkter i nettbutikken, med henting eller frakt.

Arbeidstid og kalender

Arbeidstiden din setter du under Endre arbeidstid: hvilke dager og tider du er tilgjengelig, pause mellom timer, hvor tett tidspunktene ligger, og hvor langt frem kunder kan bestille. I en salong kan hver utøver ha sin egen arbeidstid; ellers gjelder salongens. Skal du ha fri en dag, legger du inn unntak, og du kan blokkere enkelttider rett fra kalenderen.

Bruker du en annen kalender ved siden av, kan du koble den til under Kalendersynk. Timene dine på Fresh’n Up kan vises i din egen kalender, og opptatt tid fra inntil 5 eksterne kalendere blokkerer automatisk tidspunkter her, så du unngår dobbeltbestillinger.

Galleri, feed og rabatt for innlegg

Vis frem arbeidet ditt i galleriet. Et innlegg kan ha inntil 5 bilder eller videoer, og videoer vises også som reels. Innleggene dine vises på profilen din og i feeden, og er ofte det som får nye kunder til å velge deg. Fornøyde kunder kan også dele resultatet sitt i feeden og kreditere deg, med bestillingsknapp rett til profilen din.

Under Markedsføring kan du gi kunder rabatt for å dele et bilde av resultatet, fra 1 til 50 % på neste time hos deg. Kunden får vite om det etter timen, og rabatten kommer når innlegget har ligget ute i et døgn. Innlegget merkes som reklame, og rabatten har ingenting med vurderinger å gjøre.

Klippekort

Med klippekort belønner du faste kunder automatisk. Under Klippekort velger du hvor mange klipp et kort har, fra 1 til 20, og inntil 5 belønningstrinn, for eksempel 20 % rabatt på klipp 8. Kunden får et klipp for hver fullførte time, og belønningen trekkes automatisk fra kundens neste time. Betaler kunden hos deg, står rabatten og prisen du skal ta betalt på bookingen. Du kan la kundene starte kort selv, eller dele dem ut manuelt, og du kan gi et ekstra klipp som en hyggelig gest til kunder som har vært hos deg før.

Rabattkoder og kuponger

Under Rabattkoder (Mer → Rabattkoder) lager du egne koder med prosent eller fast beløp, og kan sette utløpsdato og et tak på antall bruk. Kunden skriver inn koden når timen bestilles. Betales timen hos deg, står rabatten på timen, så du ser hva du skal ta betalt, og den trekkes fra når timen fullføres. Betales den i appen, trekkes rabatten fra den første betalingen. En kode kombineres ikke med klippekort eller kuponger, kunden får automatisk den største rabatten. Koder som er brukt, kan deaktiveres, men ikke slettes, og timer som alt er bestilt med en kode, beholder rabatten.

En kupong er det samme, men gitt til én bestemt kunde. Du gir den fra Kunder, til én kunde eller til alle som ligger i lista du har filtrert frem, for eksempel alle som ikke har vært hos deg på lenge. Kunden får et varsel med det samme, og kupongen trekkes fra av seg selv neste gang kunden bestiller hos deg. Den koster deg det samme som en rabattkode, og du ser under Rabattkoder hvem som har fått hva og hva som er brukt.

Gavekort

Gavekort på Fresh’n Up er salongens egne: de selges i ditt navn og kan bare brukes hos deg. Salget åpner når avtalen om gavekort er publisert, og det er eieren som slår det på og godtar avtalen under Gavekort. Er salget ikke åpnet ennå, vises ikke valget i appen.

Når et gavekort er solgt, har du plikt til å innfri det. Plattformavgiften tas én gang, ved salget, og den delen av en time som betales med gavekort, regnes ikke med i avgiften igjen. Under Gavekort ser du hvilke kort som er solgt, hva som står igjen på dem, og hva du til sammen skylder i behandlinger. Du ser bare slutten av koden, siden koden er selve kortet og tilhører den som har det.

Poeng, toppliste og konkurranser

Du tjener poeng på god innsats, og poengene avgjør plasseringen din på topplisten. Du får blant annet poeng for stjerner og kommentarer i kundevurderinger, for kunder som kommer tilbake, for fullførte timer, for innlegg, for raske svar i chatten og for behandlere du verver. Hvor mye hver ting gir akkurat nå, står på Slik tjener du poeng, og du følger med i din egen poengoversikt.

Fresh’n Up arrangerer også konkurranser med egne kategorier og premier, for eksempel flest gjennomførte timer, flest nye kunder eller flest innlegg. Du er med automatisk når konkurransen gjelder din by eller kategori, uten påmelding, og stillingen ser du på konkurransesiden. Bare ekte kunder teller: timer du har registrert selv, timer fra salongens egne folk og timer som er refundert i sin helhet, er ikke med. Resultatet låses og premiene deles ut to dager etter at konkurransen er slutt. Konkurransepoeng påvirker ikke de vanlige poengene dine.

Markedsføring og innsikt

Under Markedsføring finner du vervekoden din, en bookinglenke du kan dele, og et QR-kort med logoen din som du kan skrive ut eller dele i sosiale medier. Kunder som registrerer seg via lenken din innen 30 dager, telles som vervet av deg, og kommer de via din egen lenke, regnes de som dine egne kunder og ikke som nye kunder fra Fresh’n Up. Du kan også lage kampanjer med korte fnup.no-lenker og se hvor mange som klikker og bestiller.

Innsikt viser hvordan det går: bestillinger, omsetning, vurderinger og hvilke innlegg og tjenester som trekker mest. Med Kringkast kan du sende en beskjed til kunder som har vært hos deg, for eksempel om ledige tider eller nyheter.

Meldinger og pristilbud

Kunder kan sende deg meldinger og be om prisantydning. I chatten kan du sende et pristilbud, gjerne knyttet til en av tjenestene dine og et konkret tidspunkt. Foreslår du et tidspunkt, holdes det av til kunden i 24 timer. Godtar kunden, blir tilbudet en bestilling med den avtalte prisen.

Kunderegisteret

Under Kunder har du oversikt over alle kundene dine, både de med Fresh’n Up-konto og dem du har registrert selv, med besøk, omsetning og neste time. Det er eieren og lederne som har tilgang til registeret.

Du kan skrive egne notater om en kunde, for eksempel om fargekoder eller preferanser. Notatene skal ikke inneholde helseopplysninger, som allergier, hudlidelser eller medisinbruk. Fresh’n Up behandler ikke den typen opplysninger.

Du kan blokkere en kunde fra kundekortet eller fra chatten. Da kan kunden ikke lenger bestille time hos salongen eller skrive til den, og får ingen kringkastinger, kuponger eller påminnelser fra dere. Timer som allerede er bestilt, blir stående til du avlyser dem.

Har du kunderegisteret ditt i et annet system, kan du importere det fra en CSV-fil: navn, telefon, e-post og om kunden har sagt ja til markedsføring på SMS og e-post. Importerte kunder får ingen beskjed. Når avtalen om invitasjoner er publisert og eieren har godtatt den, kan salongen invitere de importerte kundene til å bestille hos dere på Fresh’n Up: én melding per kunde, bare på en kanal kunden har sagt ja til, sendt på dagtid, og alltid med en lenke for å reservere seg.

Telefonassistent

Eieren kan bestille en telefonassistent som svarer på salongens telefon, forteller om tjenester og ledige tider og booker inn i kalenderen. Den koster 100 kr i måneden og er gratis de første 14 dagene, én gang per salong. Fresh’n Up skaffer nummeret og kobler det til, og du får beskjed når assistenten svarer. Den kan sies opp når som helst og varer ut måneden som er betalt.

Modellsøk

Trenger du modeller, for eksempel til trening eller portefølje, kan du legge ut et modellsøk knyttet til en av tjenestene dine, med 1 til 10 plasser og eventuell kompensasjon. Kunder søker med en kort melding, du godtar eller avslår, og når du godtar noen, åpnes en chat med dem automatisk.

Ta med deg dataene dine

Dataene om salongen din er dine, både når du kommer og når du går. Du kan importere kunderegisteret og kommende timer fra et annet bookingsystem, og du kan når som helst eksportere:

• Kunderegisteret, med besøk, omsetning og notatene dine
• Timene, både de som har vært og de som kommer
• Tjenestene og prisene dine
• Gavekortene du har solgt, og hva som står igjen på dem
• Klippekortene til kundene dine
• Avregningene, som PDF og regneark
• Lønnsgrunnlaget per utøver fra Oppgjør
• Dagsoppgjør, SAF-T og kassajournal, hvis salongen bruker Fresh’n Up Kasse

Alle eksportene er samlet på Eksport i appen. Hvordan du flytter til eller fra Fresh’n Up, hva som følger med og hva du må passe på, står i Bytte system: ta med deg dataene inn og ut.

Kontoen din

Profil, bookingmåte, betalingsmåter, varsler og sikkerhet styrer du fra innstillingene. Innlogging fungerer som for kunder: engangskode uten passord, med mulighet for passnøkkel og tofaktor. Du kan når som helst bytte til kundevisning og bestille hos andre behandlere med samme konto.

Vil du avslutte, sletter du kontoen fra Slett konto. Før det må kommende timer være avlyst eller flyttet, gavekort du har solgt være innfridd, produktbestillinger sendt eller refundert, og åpne saker og refusjoner avsluttet. Last ned avregningene og det andre du trenger først: du har plikt til å oppbevare regnskapsbilagene i fem år, og etter slettingen kan du ikke lenger laste dem ned selv.

Trenger du mer hjelp?

Som behandler kan du chatte direkte med oss under Støtte i appen. Du kan også sende e-post til kontakt@freshnup.no. Se også hjelpeoversikten og hjelpen for kunder, den gjelder deg også når du selv bestiller.