Bytte system: ta med deg dataene inn og ut

Kort fortalt

Kundene, timene og tallene dine er salongens. Du kan ta dem med deg inn til Fresh’n Up fra et annet bookingsystem, og du kan ta dem med deg ut igjen, til Timma, et annet system eller et du lager selv, når du vil og uten å spørre oss. Alt ligger samlet under Mer → Eksport i appen.

Det eneste vi holder tilbake, er kontaktinformasjonen til kunder som har egen Fresh’n Up-konto. Den tilhører kontoen deres, og du får den bare der du trenger den for å gjennomføre en time de har hos deg. Mer om det lenger ned.

Fra et annet system til Fresh'n Up

Start med å eksportere kunderegisteret og de kommende timene fra systemet du har i dag, som CSV eller regneark. I de fleste systemer ligger eksporten under kunder eller innstillinger. Finner du den ikke, kan leverandøren hjelpe deg. Du har rett til en kopi av dataene dine.

1. Kunderegisteret. Gå til Kunder og velg import. Vi leser navn (eller fornavn og etternavn), telefon og e-post, med overskrifter på norsk, engelsk eller finsk. Har filen kolonner for om kunden har sagt ja til markedsføring på SMS eller e-post, velger du dem selv, slik at du ser hvilke kolonner som avgjør hvem du kan invitere senere.

• Du ser hvordan hver rad blir lest før noe lagres, og rader med feil blir navngitt.
• En kunde som står der fra før, med samme nummer eller adresse, blir ikke lagt inn to ganger.
• Notater, adresser og annet blir ikke med. Notater skriver du selv i kundekortet når kunden har vært hos deg.
• Ingen får beskjed om at de er importert.

2. Kommende timer. Under Kunder kan du også importere timer. Filen trenger dato, tid, tjeneste og kunde. Utøver og telefon tas med når de står der. Heter en tjeneste noe annet hos deg, velger du hvilken den er. Timer som allerede er passert, hoppes over. Ingen kunder får melding ved importen, men du kan velge at de som har mobilnummer, får påminnelse dagen før.

3. Inviter kundene som har sagt ja. Når kunderegisteret er inne, kan du sende én invitasjon til hver kunde som har sagt ja til markedsføring, på den kanalen de sa ja til. Meldingen har lenken til profilen din og en lenke kunden kan bruke for å reservere seg. Dette blir mulig når avtalen om invitasjoner er publisert og eieren av salongen har godtatt den. Kunder som kommer via din egen lenke, regnes aldri som nye kunder fra Fresh’n Up (se Nye kunder).

Fra Fresh'n Up til et annet system eller ditt eget

Under Eksport laster du ned regneark med alt salongen har her. Det er eieren og lederne i salongen som kan laste dem ned.

• Kunderegisteret: hver kunde med besøk, første og siste besøk, neste time, avbestillinger, uteblivelser, hva de har brukt hos deg og notatene dine. For kunder du har registrert eller importert selv, følger telefon, e-post og markedsføringssamtykke med.
• Timer: alle timene, tidligere og kommende, med dato, tid, tjeneste, utøver, kunde, status, pris, hva som er betalt i appen og kundens kommentar.
• Tjenester og priser: tjeneste, gruppe, kategori, varighet, pause etter, pris, tilbudspris, depositum, tillegg, og hvilke utøvere som utfører den, med egen pris eller varighet.
• Gavekort: alle kortene du har solgt, med slutten av koden, når de ble kjøpt, hvor lenge de gjelder, beløpet, hva som står igjen og hvem som har dem.
• Klippekort: klippene til hver kunde og rabatten de har til gode.
• Avregninger for hver måned som PDF og regneark, under Avregninger.
• Lønnsgrunnlag per utøver under Oppgjør.
• Dagsoppgjør, SAF-T Kasse og kassajournalen under Kasse → Regnskap og eksport, hvis salongen bruker Fresh’n Up Kasse.
• Kalenderen som en .ics-lenke under Kalendersynk, som du kan abonnere på i andre kalendere.
• Kontoen din: alt vi har lagret om deg som person, i én fil, under Rediger konto.

Kunder med Fresh'n Up-konto

En kunde du har registrert selv, eller importert, er din, og kommer med nummeret og adressen du har. En kunde som har bestilt med egen Fresh’n Up-konto, eier kontaktinformasjonen sin selv. Behandlervilkårene lar deg bruke den til timene kunden har hos deg, og ikke til noe annet. Derfor:

• Kunderegisteret har navnet, besøkene og notatene dine om kunden, men ikke telefon eller e-post.
• Timer-filen har telefon og e-post på de timene kunden har hos deg fremover, slik du ser dem på timen i appen. Da kan du flytte timen og nå kunden om den. Tidligere timer har bare navnet.

Vil du fortsette å ha kontakt med dem i et nytt system, spør du dem selv neste gang de er hos deg.

Slik flytter du uten at noen faller mellom

1. Bestem flyttedagen. Steng kalenderen her fra den dagen med Blokker tid over flere dager, slik at ingen bestiller nye timer her etter flyttingen.
2. Last ned tjenestene og sett dem opp i det nye systemet. Last så ned timene og legg inn de som kommer etter flyttedagen. Mange systemer leser kolonnene dato, tid, tjeneste, utøver, kunde og telefon direkte.
3. Timene som er booket her, kan du enten gjennomføre som avtalt, eller avlyse med en beskjed om hvor kunden finner deg nå. Kunden får melding når du avlyser, og det som er betalt i appen, blir refundert.
4. Gavekortene du har solgt, skylder salongen fortsatt kundene. Løs dem inn her med koden kunden viser deg, til de er brukt opp eller har gått ut.
5. Last ned kunderegisteret, avregningene, lønnsgrunnlaget og, hvis du har kassen hos oss, dagsoppgjørene, SAF-T og journalen. Regnskapsbilag skal oppbevares i fem år.
6. Når det siste er gjort, kan eieren slette kontoen under Slett konto. Det går ikke så lenge det er kommende timer, gavekort med penger igjen, produktbestillinger som ikke er sendt, åpne saker eller refusjoner som ikke er fullført. Etter slettingen kan du ikke lenger laste ned noe selv, så ta eksporten først.

Til deg som lager ditt eget system

Regnearkene er vanlige CSV-filer laget for norsk Excel, og er enkle å lese inn i en database:

• Semikolon mellom feltene, alle felt i anførselstegn, UTF-8 med BOM.
• Første rad er overskriftene. Én rad per kunde, time, tjeneste eller kort.
• Datoer som dd.mm.åååå og klokkeslett som tt:mm, i norsk tid.
• Beløp i kroner med desimalkomma, for eksempel 450,00.
• Tekst som begynner med =, +, - eller @, har en apostrof foran, slik at Excel ikke leser den som en formel.

Trenger du dataene i et annet format, eller noe som ikke er i filene, skriv til oss på kontakt@freshnup.no.

Personvern i filene

Filene inneholder personopplysninger om kundene dine, og salongen er ansvarlig for dem når de er lastet ned. Oppbevar dem trygt, del dem bare med dem som trenger dem, og slett dem når du ikke trenger dem lenger. Hver eksport av kunderegisteret og timene blir loggført hos oss.